Datenschutz ist wichtig, gerade wenn man mit personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern und Eltern arbeiten muss.

Der Gesetzgeber überträgt uns im Schulgesetz die Aufgabe, mit den Daten von Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften, Eltern und Betrieben umzugehen.

Hier gibt es einige Informationen zum Thema.

Die VO-DV-I regelt die zulässigen Daten, die die Schulen zu den Schülerinnen und Schülern verwalten dürfen.

Ähnliches gilt für die Lehrerdaten. Der Umgang wird in der VO-DV-II geregelt.

Weitere Informationen befinden sich auf der Homepage des MSB.

Mit Inkrafttreten der neuen EU-DSGVO wurden die älteren Verfahrenverzeichnisse, die zu jeder Software zu führen sind, durch die Verzeichnisse zu Verarbeitungstätigkeiten abgelöst. Bestehende Verfahrensverzeichnisse können dennoch weiter verwendet werden!

Sollten Sie ein neues Verzeichnis anlegen, so können Sie sich an unseren Mustern orientieren. Diese dienen als Vorschlag und müssen durch die speziellen Angaben der Schule ergänzt werden. Wir haben die Dokumente auf der Seite des LDI heruntergeladen und einige Ergänzungen vorgenommen, von denen wir glauben, dass dies für mehrere Schulen gelten könnte. Als Anhang können die beiden PDFs mit den Beschreibungen der Datenarten angefügt werden.

Bitte beachten Sie, dass die Dokumente trotzdem auf die jeweiligen Bedürnisse Ihrer Schule angepasst werden müssen. Wenden Sie sich im Zweifel bitte an Ihren Datenschutzbeauftragten.

In vielen Fällen werden die personenbezogenen Daten nicht mehr an der Schule selbst verarbeitet, weil der Schulträger in der Lage ist, ein leistungsfähiges Rechenzentrum zur Verfügung zu stellen.
Dies macht aus IT-Sicherheitsgründen durchaus Sinn, denn oft können solche Server professionell betreut werden, d.h. dass Sicherheitsupdates automatisch eingespielt werden, Backups regelmäßig durchgeführt werden und die Server größere Kapazitäten erreichen.

In solchen Fällen muss zwischen Schulleitung und ausführendem IT-Dienstleister ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen werden. Dieser Vertrag wird i.d.R. vom IT-Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Einige Beispiele aus Baden Würtemberg, wie so ein Vertrag aussehen kann, haben wir hier zur Ihrer Information bereitgestellt. Sollten die Muster Ihren Bedürfnissen entsprechen, so können Sie diese gerne verwenden. Ein Mustervertrag vom LDI-NRW ist in Arbeit.

Seit Erscheinen der VO-DV-I ist es notwendig eine Genehmigung zur Bearbeitung personenbezogener Daten auf dem privaten Endgerät auszufüllen, wenn Kollegen und Kolleginnen z.B. auf dem heimischen Laptop genehmigte Schülerdaten verwenden wollen.

Die Medienberatung NRW hat zu diesem Thema einige Informationen zusammengestellt und bietet auch einen Vordruck, den Schulen verwenden können.

Zum Link zur Handreichung

Link zum Vordruck

Link zur Dienstanweisung ADV

Löschfristen sind in der VO-DV-1 angegeben. Es kann aber auch vorkommen, dass Datensätze nach Aufforderung der betroffenen Personen gelöscht werden müssen.

Datensätze können aus Schild-NRW vollständig gelöscht werden! Dazu wurde im Dezember 2019 eine eigene Löschfunktion im Programm implementiert. Unter Extras > Löschfristen prüfen können Sie alle Schülerdatensätze auf dei einzuhaltenden Fristen von 5, 10 und 20 Jahren prüfen. Die Datensätze können vor der Löschung einmal optional konrolliert werden!

Das Programm wird in Zukunft im Dezember eines jeden Kalenderjahres auf die Einhaltung der Fristen hinweisen. Dieser Hinweis kann aber auch vom User unterdrückt werden.

Personen, deren Daten Sie speichern, können von Ihnen verlangen, eine Übersicht zu den gespeicherten Daten auszuhändigen. Dies kann auf Wunsch der Person in Papierform oder auch als Datei geschehen. Wie Sie dieser Pflicht in Schild-NRW nachkommen können, wird hier kurz beschrieben.

Klicken Sie einen Schüler mit der rechten Maustaste im Schüler-Container an. Wählen Sie nun den Menüpunkt "Informationelle Selbstauskunft erstellen" aus. Das Programm fordert Sie nun auf, einen Speicherort zu wählen.

An diesem Ort wird eine Datei im Excel-Formal gespeichert, die alle gespeicherten Informationen zum Schülerdatensatz enthält. Diese Datei kann auf Wunsch ausgedruckt oder ausgehändigt werden.