Die Praxis hat gezeigt, dass die Anwender häufig mit dem Export und Import ihrer Daten überfordert sind und lieber unseren Importservice in Anspruch nehmen. Der Import von Fremddaten nach SchILD-NRW 3 lässt sich erheblich vereinfachen, wenn einige Regeln beachtet werden:

Die Daten müssen als Mailanhang an jens.raffenberg [at] svws-nrw.de (Jens Raffenberg) (bitte für ZIP-Dateien diese Mail-Adresse benutzen) geschickt werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Daten alle relevanten Inhalte enthalten. Es wird erwartet, dass die Daten mit einem der gängigen Packprogramme gepackt sind. Das ZIP-Format wird bevorzugt. Wenn möglich, sollte im Vorfeld eine Vereinbarung über eine Verschlüsselung getroffen werden. Sollten größere Datenmengen gesendet werden, können wir auch einen gesicherten Cloud-Zugang zur Verfügung stellen. Bitte fragen Sie dies per E-Mail an.

Als Betreffzeile ist "Importservice" einzutragen. Der Mail-Body muss folgende Informationen enthalten:

• Schulnummer (WICHTIG): 1123456
• Schulname: Otto-Waalkes-Schule
• Schulform: Grundschule
• Schulort: Stenkelfeld
• Zeitpunkt des Datenbestandes: (Schuljahr und Abschnitt!)
• Quellprogramm: Excel-Tabelle (oder WinSchild, oder Ibis, oder Primos oder...)
• Länge einer Unterrichtseinheit in Minuten: z.B. 45 / 60 / 67,5 Min.
• Angabe aller vorhandenen Gliederungen (nur bei Berufskollegs)
• Weitere relevante Anmerkungen zu den Daten und zum Import

In der Statistik-Zeit können wir keinen Importservice durchführen. Es empfiehlt sich immer, ein grobes Zeitfenster für den Umzug vorab zu vereinbaren. Rechnen Sie mit einer maximalen Dauer von maximal 14 Tagen für den Service. Der Import ist mitunter sehr zeitaufwändig. Wir können diesen deshalb nur einmal pro Schule und Systemwechsel für die Realdatenbank anbieten. 

Wenn folgende kleinen Hinweise beachtet werden, klappt der Import in den meisten Fällen schnell und reibungslos. 

Beim Importservice sind vorab einige Entscheidungen zu treffen Dieser Abschnitt möchte hier einige Hilfen geben und dringende Empfehlungen geben.

Welche Schülerdatensätze sollen importiert werden?

Empfehlung: Wir empfehlen dringend, nur aktive Schüler zu importieren.

Begründung: Der Import von Abgängern zieht eine Menge Altlasten mit sich (Jahrgänge, Gliederungen, Klassen, Lehrkräfte etc.). Diese müssen auch dann in SchILD-NRW 3 angelegt werden, wenn sie an der Schule nicht mehr existieren. Das Anlegen dieser Altlasten verkompliziert die Kataloge und die Systematik und Nachbereitung in SchILD-NRW 3. Dies kann massive Auswirkungen haben und Folgearbeiten nach sich ziehen. Da alle Pflichtdaten in der Regel auch in Papierform vorliegen, kann in den seltenen Fällen der Anfragen auf diese zurückgegriffen werden. Es spricht auch nichts dagegen, genau zu diesem Zweck das Ursprungsprogramm zu nutzen. 

Sollen Lernabschnitte und Noten importiert werden?

Empfehlung: Nur, wenn dies unbedingt notwendig ist, wie z.B. in der Q1 und Q2 der Gymnasialen Oberstufe.

Begründung: Alle Stammblätter und Abgangszeugnisse liegen in der Regel in Papierform vor. Viele Schulen drucken Stammblätter und Zeugnisse auch in ein PDF-Archiv. SchILD-NRW 3 benötigt für den Zeugnis- und Stammblattdruck nur die neuen Abschnitte und Noten. Damit können aktuelle Zeugnisse gedruckt und Stammblätter ergänzt werden. Insbesondere bei den Leistungsdaten kommen pro Schüler schnell 100 Datenzeilen zusammen. Bei einer mittelgroßen Schule sind dies schnell mehrere Tausend Zeilen an Datensätzen, die für den Import vorbereitet werden müssen. Noten aus Programmen, die diese Daten entsprechend der SchILD-NRW 3 Schittstellenbeschreibung anliefern, können problemlos importiert werden.

Müssen die Daten des Quellprogramms vorab an SchILD-NRW 3 angepasst werden?

Empfehlung: Gliederungen und Fachklassen an BKs werden in SchILD-NRW 3 manuell angelegt. Klassenbezeichnungen und Jahrgangsbezeichnungen können zunächst aus dem Quellprogramm übernommen werden.

Begründung: Die Nomenklatur der Gliederungen und Fachklassen wird von IT-NRW vorgegeben. Hier gewährleistet die manuelle Einrichtung, dass die Daten Statistikkonform sind. Klassenbezeichnungen und Jahrgangsbezeichnungen können in SchILD-NRW 3 ergänzt und abgeändert werden. Abhängige Datensätze werden dann ebenfalls abgeändert Dies ist in der Regel einfacher, als im Quellprogramm Namensänderungen in allen Abhängigkeiten vorzunehmen.

Wann sollte der Import vorgenommen werden?

Empfehlung: Zwischen den Herbstferien und den Weihnachtsferien oder nach der Ausgabe der Halbjahreszeugnisse und vor den Osterferien.

Begründung: Es ist sinnvoll, den Import nach der Schulstatistik vorzunehmen und ausreichend Einarbeitungszeit bis zum nächsten Zeugnisdruck zu haben. Gleichzeitig sollte eine ruhige Phase innerhalb der Schulverwaltung gewählt werden, da während des Importservices keine Änderungen am Quell- und Zielsystem vorgenommen werden können.

Für den Import werden die folgenden Dateien benötigt:

Version 1.x: schilddb.mdb und schildku.mdb
Version 2.x: nur schilddb.mdb

Für den Import werden die Dateien primdat.mdb benötigt. Falls die Anwendung mit Zugangspasswort arbeitet, wird ebenfalls die Datei primos.mdw benötigt.

Für den Import werden die folgenden Dateien benötigt:

• ibisekey.dbf
• kar3pkey.dbf und kar3pkey.dbt (oder kar3pkey.fpt)
• klassede.dbf
• firmen.dbf (falls vorhanden)
• fachdef.dbf (Sek-I-Fächer)
• fachdeo.dbf (SII-Fächer)

Falls auch Ihre Abgängerdatei importiert werden soll, werden noch die folgenden Dateien benötigt:

• ibisakey.dbf
• kar3akey.dbf und kar3akey,dbt (oder kar3akey.fpt)

Die Dateien ibisekey.dbf und kar3pkey.* müssen Sie durch Entschlüsselung (Ibis-Tools->Daten ent- und verschlüsseln) erzeugen:

• ibisebs.dbf -> ibisekey.dbf (Stammdaten)
• kar3plus.dbf - > kar3pkey.dbf und karspkey.dbt (Leistungsdaten)
• Abgängerdateien:
• ibisalt.dbf -> ibisakey.dbf (Stammdaten)
• kar3alt.dbf -> kar3akey.dbf und kar3akey.dbt (Leistungsdaten)

Bitte übermitteln Sie alle Dateien, die als Dateiendung das Klassenkürzel haben. Übersenden Sie im Zweifelsfall den Inhalt des GS-Data-Verzeichnisses.

Bitte exportieren Sie die gewünschten Daten über die eingebaute Exportschnittstelle der Programme. Sie sollten alle Daten in das SchILD-NRW 3 Standardschnittstellenformat überführen. Den Aufbau der Daten finden Sie hier: Schnittstellenbeschreibung – Schulverwaltungssoftware

Sie sollten alle CSV-, LibreCalc oder Excel-Daten in das SchILD-NRW 3 Standardschnittstellenformat überführen. Den Aufbau der Daten finden Sie hier: Schnittstellenbeschreibung – Schulverwaltungssoftware

Benötigt werden je nach Bedarf folgende Dateien idealerweise in UTF8-Codierung:

Faecher.dat
Jahrgaenge.dat
Klassen.dat
Kurse.dat (optional)
Lehrkraefte.dat

SchuelerBasisdaten.dat
SchuelerErzieher.dat
SchuelerTelefonnummern.dat
SchuelerZusatzdaten.dat

SchuelerLernabschnittsdaten
SchuelerLeistungsdaten

Beispieldateien, die den Aufbau der Standard-Schnittstellendateien zeigen, finden Sie unter diesem Abschnitt. Es handelt sich bei den DAT-Dateien um normale Textdateien, welche Text in tabellarischer Struktur mit Trennzeichen "|" enthalten und z.B. in LibreCalc importiert werden können.

Die Datenfelder dürfen keine Zeilenvorschübe (z.B. in Bemerkungsfeldern) enthalten. Ebenso sollten in den Feldinhalten keine Zeichen enthalten sein, die gleichzeitig als Feldtrenner verwendet werden.